Privacyverklaring
In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens Industriestickers.nl verwerkt wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt, een offerte aanvraagt of een bestelling plaatst, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. Wij schrijven dit in gewone taal; heeft u toch een vraag, mail ons dan op info@industriestickers.nl.
1. Wie zijn wij
Industriestickers.nl is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze gegevens: Industriestickers.nl, Printer 5, 7741 ME Coevorden. E-mail: info@industriestickers.nl. KvK-nummer: 42182266. Btw-nummer: zie de pagina Contact. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; vragen over privacy stelt u aan het bovenstaande e-mailadres.
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
Bestellen
Bij een bestelling verwerken wij uw voor- en achternaam, bedrijfsnaam (optioneel), factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer en inkoop- of ordernummer (optioneel), de bestelde producten en bedragen, de betaalstatus en uw akkoord met de algemene voorwaarden (versie en tijdstip). Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling uit te voeren, te laten produceren en te bezorgen, u te informeren over de status, te factureren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u en onze wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Account en Mijn account
Maakt u een account aan, dan bewaren wij uw naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), bedrijfsnaam, adressen uit uw adresboek, btw- en inkoopnummer, uw bestelgeschiedenis en de bestanden en ontwerpen die u bewaart. Grondslag: de overeenkomst (uw account). U beheert deze gegevens zelf onder Mijn account.
Keuringsstickers met uw logo en Mijn stickers
Voor keuringsstickers met logo uploadt u een logo. Wij bewaren het logo, het gemaakte ontwerp (sjabloon, kleur, formaat, jaar, uitvoering), een voorbeeld en het drukbestand. Zonder account koppelen wij het ontwerp aan uw winkelsessie; maakt u daarna een account aan of logt u in, dan verhuist het ontwerp naar uw account (Mijn stickers), zodat u het later opnieuw kunt bestellen. Logo’s en drukbestanden staan in een afgeschermde map die niet publiek te openen of te indexeren is. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en, voor het bewaren voor een nabestelling, ons gerechtvaardigd belang en het uwe; u kunt bewaarde ontwerpen zelf verwijderen onder Mijn stickers of via Mijn account › Privacy.
Drukbestanden (Mijn bestanden)
Bestanden die u onder Mijn account › Mijn bestanden uploadt (PDF, AI, EPS, PNG, JPG, TIFF, maximaal 20 MB per bestand) bewaren wij in een afgeschermde map, alleen zichtbaar voor u en voor onze medewerkers die bestellingen verwerken. U verwijdert ze zelf, of wij doen dat bij het verwijderen van uw account.
Offertes en contact
Bij een offerteaanvraag verwerken wij naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, uw wensen (product, aantal, maat, toepassing) en een eventueel bijgevoegd bestand. Een offerte vanuit de winkelwagen bewaren wij 30 dagen als geldig aanbod. Het contactformulier wordt niet opgeslagen: het bericht gaat als e-mail naar ons. Grondslag: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
Sticker Assistent (chat)
De chat rechtsonder helpt u de juiste sticker te vinden. De tekst die u typt (maximaal de laatste twaalf berichten) wordt verwerkt door onze eigen zoekfunctie en, als die is ingeschakeld, door het taalmodel Claude van Anthropic PBC (Verenigde Staten). Daarbij sturen wij het product of de categorie mee die u bekijkt en, als u ernaar vraagt, de inhoud van uw winkelwagen. Wij sturen geen naam, e-mailadres, accountgegevens, IP-adres of bestelhistorie mee. Uw gesprek staat alleen in de sessieopslag van uw browser en verdwijnt zodra u het tabblad sluit; wij bewaren geen gesprekken. Wel bewaren wij geanonimiseerde zoektermen (zonder koppeling aan u) om de zoekfunctie te verbeteren. Typ geen persoonsgegevens in de chat die niet nodig zijn. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkende hulpfunctie). Anthropic verwerkt de tekst als verwerker voor ons; volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden gegevens uit de koppeling niet gebruikt om modellen te trainen. U ziet in de chat dat u met een AI-assistent praat; liever een medewerker? Mail dan naar info@industriestickers.nl.
Websitegebruik en statistieken
Onze webserver verwerkt technisch noodzakelijke gegevens zoals uw IP-adres om de pagina te leveren en misbruik te weren (bijvoorbeeld het tijdelijk blokkeren na herhaald mislukt inloggen; IP-adressen worden daarvoor niet blijvend bewaard). Alleen met uw toestemming via de cookiemelding gebruiken wij Google Analytics 4 voor statistieken over bezoek en gebruik. Zonder toestemming wordt er niets naar Google gestuurd. Zie de cookieverklaring.
Wij sturen u e-mails die bij uw bestelling of account horen: orderbevestiging, opdrachtbevestiging en factuur (als PDF), verzendbericht, wachtwoord- en accountmails. Wij sturen geen nieuwsbrief of reclame per e-mail zonder uw aparte toestemming.
3. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening:
- Productie en verzending: Probo (Probo Group, Dokkum). Onze stickers worden geproduceerd en verzonden door Probo. Bij een bestelling ontvangt Probo uw naam, bedrijfsnaam, afleveradres, telefoonnummer en e-mailadres (voor de bezorging en de verzendmelding van de vervoerder), ons ordernummer en de drukbestanden, waaronder het drukbestand met uw logo bij keuringsstickers. De bezorging gebeurt door de vervoerder die Probo inschakelt (onder andere DHL en PostNL); de vervoerder ontvangt uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres voor de bezorging en track & trace.
- Betaling: onze betaaldienstverlener. Bij het afrekenen kiest u een betaalmethode; de betaling zelf verloopt bij de betaaldienstverlener die u daar ziet. Die ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren en fraude te voorkomen (ordernummer, bedrag, naam, e-mailadres en de betaalgegevens die u bij hem invoert). Wij zien geen kaart- of bankgegevens. De betaaldienstverlener is voor die verwerking zelf verantwoordelijk en heeft een eigen privacyverklaring. Bij betaling op factuur (zakelijke klanten) is er geen externe partij betrokken.
- Hosting: WordPress.com (Automattic Inc.). Onze website en database draaien bij WordPress.com. Automattic verwerkt de gegevens als verwerker voor ons.
- E-mail: Hostnet (Nederland). Onze e-mails worden verzonden via de mailserver van Hostnet.
- Statistieken: Google Analytics (Google Ireland Ltd.), alleen na uw toestemming.
- Advertentiemeting: Meta-pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., Facebook en Instagram), alleen na uw toestemming voor marketingcookies. Meta ontvangt dan welke pagina’s en producten u bekijkt, wat u in de winkelwagen legt en of u bestelt, met het orderbedrag; geen naam, adres of e-mailadres van ons.
- Chat: Anthropic PBC (Verenigde Staten), alleen de chattekst zoals hierboven beschreven.
- Overheid: wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld de Belastingdienst.
4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Probo, Hostnet en onze eigen organisatie verwerken uw gegevens in Nederland. Automattic (WordPress.com), Google, Meta en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven. Voor die doorgifte gebruiken wij het EU-VS Data Privacy Framework waar de partij daarvoor is gecertificeerd, en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wilt u weten welke waarborg voor welke partij geldt, mail ons dan.
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Bestellingen en facturen: 7 jaar na het einde van het boekjaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Daarna worden de persoonsgegevens in oude bestellingen automatisch geanonimiseerd (naam, adres en contactgegevens worden verwijderd; de bedragen blijven voor de administratie).
- Account: zolang uw account bestaat. U kunt uw account laten verwijderen via Mijn account › Privacy; adresboek, bewaarde ontwerpen, logo’s en drukbestanden worden dan verwijderd. Gegevens in bestellingen en facturen blijven de fiscale termijn bewaard.
- Logo’s, keuringsontwerpen en drukbestanden: zolang uw account bestaat, of, zonder account, zolang de winkelsessie loopt en daarna zolang de bijbehorende bestelling wordt bewaard. U kunt ze zelf verwijderen.
- Offerteaanvragen: de offerte is 30 dagen geldig; wij bewaren aanvragen maximaal 2 jaar voor opvolging en administratie.
- Contactformulier: het bericht bewaren wij in onze mailbox zolang nodig om u te helpen, maximaal 2 jaar.
- Chatgesprekken: niet bewaard door ons; geanonimiseerde zoektermen zonder koppeling aan u.
- Technische logboeken van de webshop: 180 dagen; daarna automatisch verwijderd.
- Cookietoestemming: uw keuze staat 1 jaar in een cookie op uw apparaat.
- Statistieken (Google Analytics): de looptijd van de meetcookies staat in de cookieverklaring; de statistieken zelf bewaart Google volgens de instellingen van ons Google Analytics-account.
6. Beveiliging
De website is alleen bereikbaar via een beveiligde verbinding (HTTPS). Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en aan eisen getoetst; na herhaald mislukt inloggen wordt een adres tijdelijk geblokkeerd. Logo’s, ontwerpen en drukbestanden staan in een map die niet publiek bereikbaar is en dagelijks automatisch wordt gecontroleerd. Alleen medewerkers die het nodig hebben, hebben toegang tot bestel- en klantgegevens. Toegang tot koppelingen (productie, betaling) loopt via sleutels die niet in de website zelf staan.
7. Cookies
Welke cookies wij gebruiken, waarvoor, hoe lang en hoe u uw keuze wijzigt, leest u in onze cookieverklaring. Noodzakelijke cookies (winkelwagen, inloggen, afrekenen, uw cookiekeuze) plaatsen wij zonder toestemming; statistieken alleen met uw toestemming.
8. Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en uw gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid). Toestemming die u heeft gegeven (bijvoorbeeld voor cookies) kunt u altijd intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van wat daarvoor is verwerkt.
Heeft u een account, dan regelt u inzage (een bestand met uw gegevens) en verwijdering zelf onder Mijn account › Privacy; u ontvangt eerst een bevestigingsmail. Andere verzoeken mailt u naar info@industriestickers.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen via het e-mailadres van uw account of bestelling.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De versie en datum staan bovenaan; bij een bestelling leggen wij vast welke versie op dat moment gold. Eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.